BELEID OVER DE VERWERKING VAN UW PERSOONLIJKE GEGEVENS

("PRIVACYVERKLARING")

Dit beleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens ("gegevens") van al onze klanten en voormalige klanten, evenals op personen die wij prospecteren of die informatie van ons opvragen, contact opnemen over onze voertuigen, producten of diensten of onze applicaties gebruiken.

De gegevensbeheerder van uw gegevens is:

Inchcape België Distributie SA

Compagnienummer: BE0459.491.374

Adres: Leuvensesteenweg 369, 1932 Zaventem

E-mail: privacy@byd.inchcape.be

 

Hierna, "wij" of "ons" of "IBD"

·       IBD fungeert als de primaire gegevensbeheerder voor de activiteiten die in deze kennisgeving worden beschreven. In bepaalde omstandigheden kunnen andere entiteiten optreden als afzonderlijke controllers:

·       BYD Europe B.V.: fungeert als aparte datacontroller voor bepaalde activiteiten met betrekking tot voertuigconnectiviteit, applicatieservices en productverbetering op Europees niveau.

·       Onafhankelijke geautoriseerde dealers en reparateurs: Fungeren als aparte gegevensbeheerders voor hun eigen bedrijfsactiviteiten, waaronder het beheren van hun eigen klantrelaties en marketingcommunicatie.

·       Financierings- en verzekeringspartners: fungeren als aparte gegevensbeheerders voor de evaluatie, afronding en het beheer van financierings-, lease- of verzekeringscontracten. Zie hun respectievelijke privacyverklaringen voor meer informatie over hun verwerking.

 

1. WELKE GEGEVENS VERZAMEL JE?

We kunnen de volgende categorieën gegevens verzamelen, die zullen variëren afhankelijk van uw relatie met ons:

Algemene informatie zoals, maar niet beperkt tot:

• Uw naam, achternaam, titel, taal en geboortedatum
• Uw postadres, e-mail, vaste lijn en/of mobiele telefoonnummer, ...
• Alle persoonlijke informatie die je vrijwillig en zonder verplichting hebt verstrekt (bijvoorbeeld gezinssamenstelling, beroep, enz.)
  
  

Als je een professional bent, onder andere:

De contactgegevens van uw bedrijf/vereniging/instelling: naam, postadres, vaste lijn en/of mobiele telefoonnummer, e-mailadres, uw btw en bedrijfsnummer, juridisch formulier.

 

Voertuiggerelateerde informatie, zoals, maar niet beperkt tot:

• Informatie over interacties tussen u en ons, zoals uw relatiegeschiedenis met ons en uw transacties met ons, waaronder bijvoorbeeld uw bezoeken aan onze showrooms, uw aankopen, uw opgeslagen voertuigconfiguraties, uw bezoeken aan ons netwerk voor reparatie en onderhoud, uw contacten met ons, uw vragen,  verzoeken en klachten;
• Informatie over uw voertuig (bijv. voertuigidentificatienummer, informatie over de afleverdatum van uw voertuig, kilometerstand, diagnostische informatie over uw voertuig, informatie over onderhoud en reparaties aan uw voertuig, en informatie over de CO2-uitstoot en het energieverbruik van uw voertuig in daadwerkelijke gebruik);
• De betreffende distributeur(s) of reparateur(s);
• Informatie over de connectiviteit van je voertuig (technische logging, enz.);
• Connectivity-gerelateerde informatie via apps die met je voertuig te maken hebben
• Informatie over uw interesses en voorkeuren

 

 Informatie met betrekking tot onze enquêtes

De antwoorden die je in de enquête gaf (tenzij de enquête anoniem was).

 

Informatie over de toestemmingen die u ons hebt gegeven en hoe wij deze toestemmingen beheren (waaronder bijvoorbeeld het bijhouden van gegevens en het verwerken van uw opnames).

Informatie van derden, zoals, maar niet beperkt tot:

We kunnen ook informatie over u verzamelen uit openbare databases, sociale mediaplatforms of marketingbestandeigenaren, wat ons helpt uw gegevens bij te werken, de kwaliteit van uw gegevens te verbeteren of uw gegevens aan te vullen, waaronder om beter te begrijpen welke soorten producten u interessant kunnen vinden.

Voor zover mogelijk houden we ook de data bij waarop deze informatie aan ons wordt meegedeeld of wanneer er wijzigingen in zijn aangebracht.

 

Automatische gegevensverzameling

Onze website gebruikt serverlogs, die uw interacties met onze website en de websites die u bezoekt vastleggen in relatie tot het momentane Internet Protocol (IP)-adres van uw computer. De automatische processen die we gebruiken om informatie te verzamelen zijn onder andere cookies, logbestanden en wifi-hotspottags.

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen we bepaalde informatie vastleggen op basis van de cookies die wij plaatsen. Voor meer informatie verwijzen we naar onze cookieverklaring op onze website.

 

2. DOELEINDEN EN JURIDISCHE GRONDEN VOOR DE VERWERKING VAN UW GEGEVENS

Wij verwerken uw gegevens voor de doeleinden en op basis van de hieronder beschreven juridische grondslagen:

Samenvattende tabel van doelen en juridische grondslagen:

Doeleinden:	Juridische basis:
Volg op en reageer op je verzoeken Om op te volgen en te reageren op uw verzoek(en) voor een proefrit, offerte, brochure, afspraak of informatie over "Build Your Dream" producten en diensten of andere informatieverzoeken.	Legitiem belang van IBD (om te reageren op verzoeken van prospects en potentiële klanten, om onze bedrijfsactiviteiten te ontwikkelen). We hebben dit belang afgewogen tegen uw rechten: u heeft vrijwillig contact met ons opgenomen en wacht op een reactie; De impact op je privacy is beperkt.
Uitvoering van contracten tussen u en ons: In verband met het opstellen, accepteren en naleven van contracten die tussen u en ons kunnen bestaan, bijvoorbeeld op basis van uw aankoop van een voertuig - Om u onze producten en diensten te leveren (bijv. onderhoud, demontage en reparatie van uw voertuig, garantie-implementatie, mobiliteitsdiensten,  enzovoort.)	Uitvoering van uw contract
Kwaliteit van producten en diensten, analyse en R&D: Voor het gebruik van uw gegevens voor marktanalyse, financieel beheer, rapportage, het evalueren en verbeteren van de kwaliteit van onze producten en diensten, en voor onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten.	Het legitieme belang van IBD (het verbeteren van onze producten en diensten). Balancering: deze analyses zijn essentieel voor onze concurrentiekracht; De gegevens worden waar mogelijk geaggregeerd of gepseudoniemeerd.
Klanttevredenheidsonderzoeken: Om je tevredenheidsenquêtes te sturen om je ervaring als klant te begrijpen.	Het legitieme belang van IBD (het verbeteren van de kwaliteit van onze klantenservice). Saldo: De impact op je privacy is beperkt en je kunt je op elk moment afmelden.
Marketing- en promotionele communicatie: Voor onze marketingcommunicatie via alle kanalen (inclusief sociale media), het sturen van commerciële herinneringen met betrekking tot uw voertuig, informatie over onze evenementen, marketingenquêtes, het beheren van uw inzendingen in onze wedstrijden en het sturen van nieuwsbrieven waarop u zich hebt geabonneerd.	Uw toestemming (Artikel 6.1.a AVG). U kunt uw toestemming op elk moment intrekken zonder dat dit de wettigheid van de vorige verwerking aantast.
Beheer van uw persoonlijke gegevens: We kunnen uw gegevens die u aan ons heeft verstrekt centraliseren, combineren, delen, bijwerken en corrigeren.	Het legitieme belang van IBD (om gegevens accuraat en up-to-date te houden).
Algemene wettelijke verplichtingen: Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld een gerechtelijk bevel, verzoek van een bevoegde autoriteit).	Wettelijke verplichting
Voertuiggeschiedenis en milieugegevens: De geschiedenis van uw voertuig kan worden gedeeld met opeenvolgende eigenaren in overeenstemming met de Europese wetgeving. Gegevens over CO2-uitstoot en energieverbruik onder reële omstandigheden worden gecommuniceerd aan het Europees Milieuagentschap en de Europese Commissie, tenzij uitdrukkelijk geweigerd door de eigenaar. Dit zijn alleen gegevens met betrekking tot het voertuig.	Wettelijke verplichting
Boekhoudkundige en fiscale verplichtingen Om onze boekhouding bij te houden en te voldoen aan onze belasting- en juridische documentbewaringsverplichtingen	Wettelijke verplichtingen - in het bijzonder de Wet op Vennootschappen en Verenigingen, btw-wetgeving
Fraudepreventie, beveiliging en geschilbeheer: Het bestrijden van mogelijke fraude, overtredingen en mogelijke inbreuken - Het waarborgen van de veiligheid van onze systemen, panden en bezittingen - Het beheren van geschillen en juridische procedures, het vaststellen of verdedigen van onze wettelijke rechten	Het legitieme belang van IBD (om onze bezittingen te beschermen, fraude te voorkomen en onze rechten te verdedigen). Balans: fraudepreventie en bescherming tegen rechtszaken zijn cruciaal voor ons bedrijf; De verwerking is proportioneel en beperkt tot de benodigde gegevens.
Toewijzing van debiteuren: Om uw gegevens te verwerken en over te dragen in de context van de overdracht van vorderingen aan financiële instellingen of incassobureaus	Legitiem belang van IBD (cashbeheer en incasso). Balanceren: Afvoer is standaard bedrijfspraktijk; Alleen de gegevens die nodig zijn voor verzameling worden verzonden.
Locatie in geval van een ongeluk of noodoproep (eCall): Om te voldoen aan de wettelijke verplichting van het Europese eCall-systeem, dat automatisch de locatie van uw voertuig doorgeeft aan de hulpdiensten in geval van een ernstig ongeluk	Wettelijke verplichting - Verordening (EU) 2015/758 over het eCall-systeem. Dit systeem kan niet worden uitgeschakeld.
Veiligheids- en dienstterugroepacties: Om contact met u op te nemen als uw voertuig het onderwerp is van een veiligheidsterugroepactie of een servicecampagne met betrekking tot een geïdentificeerd defect	Wettelijke verplichting - EU-wetgeving over productveiligheid en terugroepacties in de auto's

 

Profilering en geautomatiseerde beslissingen:

We gebruiken bepaalde vormen van profilering in de loop van onze activiteiten:

•           Personalisatie van communicatie: we analyseren uw interacties met ons (aankoopgeschiedenis, verzoeken, voorkeuren) om onze communicatie af te stemmen op uw interesses. Juridische basis: legitiem belang (het afstemmen van onze communicatie op de voorkeuren van onze klanten om hen relevante aanbiedingen en informatie te bieden).

•           E-mailbetrokkenheidstracking: Als u toestemming hebt gegeven om onze marketingcommunicatie te ontvangen, kunnen wij vaststellen of u onze e-mails opent en leest om hun relevantie te meten. Juridische basis: legitiem belang (het meten van de effectiviteit van onze marketingcampagnes en het verbeteren van de relevantie van onze communicatie).

Deze verwerking leidt niet tot geautomatiseerde beslissingen die juridische gevolgen hebben of u significant beïnvloeden in de zin van Artikel 22 van de AVG.

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen profilering voor directe marketingdoeleinden. Om dit recht uit te oefenen, neem contact met ons op via privacy@byd.inchcape.be.

 

3. HOE LANG WE UW GEGEVENS BEWAREN

Uw gegevens worden bewaard gedurende periodes die worden bepaald volgens de doeleinden van de verwerking. De volgende zijn de toepasselijke retentietermijnen:

Bewaringsperioden per datacategorie en doel:

• Vragen en prospects (proefrit, offerte, brochure): 5 jaar na uw laatste contact met ons, tenzij u klant wordt
• Contract- en naverkoopgegevens: duur van het contract + 10 jaar na het einde van de contractuele relatie (wettelijke retentieverplichtingen, verjaringstermijnen)
• Boekhoudkundige en fiscale documenten: 7 jaar volgens de Belgische wetgeving (Wet van Ondernemingen en Verenigingen, BTW)
• Marketinggegevens: totdat u uw toestemming intrekt of, als er geen interactie is, 1 jaar na uw laatste contact met onze communicatie
• Gegevens met betrekking tot een geschil: tot de definitieve oplossing van het geschil en het verstrijken van de beroepsdeadlines
• Gegevens onderworpen aan een specifieke wettelijke verplichting: in overeenstemming met de termijnen die zijn opgelegd door de toepasselijke regelgeving

Na deze periodes worden uw gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

 

4. ONTVANGERS VAN UW GEGEVENS

Uw persoonlijke gegevens worden gedeeld en toegankelijk gemaakt voor de volgende ontvangers of categorieën van ontvangers:

• Aan onze externe verwerkers, in verband met diensten die wij hen vragen namens ons uit te voeren.
• Aan entiteiten binnen onze organisatie of merkomgeving, inclusief andere bedrijven die deel uitmaken van de IBD-groep, waaronder BYD EUROPE B.V.
• Als u een financierings-/leen-/leasecontract of een verzekeringscontract met betrekking tot uw voertuig hebt afgesloten met een van onze zakenpartners, zullen wij de relevante informatie verwerken die nodig is om de contractformulieren als verwerker in te vullen en deze doorsturen naar de betreffende partner, de gegevensbeheerder. In dit geval nodigen wij u uit om de privacyverklaring van de betreffende partner te raadplegen.

 

Openbaarmaking/overdracht van uw gegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EEA)

In het kader van onze activiteiten kunnen uw gegevens worden overgedragen naar bestemmingen buiten de EEA. De belangrijkste bestemmingen zijn:

·       Verenigde Staten: Sommige van onze dienstverleners (cloudhosting, marketingtools, analytics) zijn gevestigd in de Verenigde Staten.

·       Verenigd Koninkrijk: zakenpartners en aannemers binnen de Inchcape Group.

Voor deze overdrachten stellen wij de volgende garanties op:

• Toereikendheidsbeslissing: wanneer het bestemmingsland profiteert van een toereikendheidsbeslissing van de Europese Commissie (Artikel 45 AVG), zoals het Verenigd Koninkrijk.
• Standaard contractuele clausules (SCC's): Voor overdrachten naar landen zonder een beslissing over toereikendheid (inclusief de Verenigde Staten), gebruiken wij de standaard contractuele clausules die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie (Artikel 46.2.c AVG).
• We voeren indien nodig aanvullende maatregelen in, zoals versleuteling van gegevens tijdens transit en rust, evenals impactbeoordelingen voor overdracht.
• U kunt een kopie van de overdrachtsgaranties verkrijgen door contact op te nemen met privacy@byd.inchcape.be.

 

5. GEBRUIK VAN SOCIALE NETWERKEN

Als u tijdens onze relatie een specifieke login gebruikt op een sociaal netwerk (bijvoorbeeld uw Facebook-account), slaan wij uw persoonlijke gegevens op die op dit sociale netwerk beschikbaar zijn en betekent het gebruik van zo'n sociale netwerkidentificatie dat u toestemming hebt gegeven voor de communicatie van uw persoonlijke gegevens die door IBD zijn opgeslagen.

We staan soms de publicatie van (persoonlijke) gegevens toe via sociale netwerken zoals Twitter en Facebook. Deze sociale netwerken hebben hun eigen gebruiksvoorwaarden waar je rekening mee moet houden wanneer je actief bent op sociale netwerken. We herinneren u eraan dat plaatsen op sociale netwerken bepaalde gevolgen kan hebben, waaronder voor uw privacy of voor de privacy van mensen van wie u persoonlijke gegevens deelt, zoals bijvoorbeeld de onmogelijkheid om een publicatie in korte tijd te verwijderen.

In sommige specifieke gevallen (bijvoorbeeld via de "delen", "liken" of "volgen" knoppen) kan IBD worden beschouwd als een gezamenlijke beheerder met Facebook in verband met het verzamelen en verwerken van uw gegevens.

Wij adviseren u altijd zorgvuldig het privacybeleid van elke website of sociaal netwerk waar u informatie deelt zorgvuldig te lezen om hun privacypraktijken te begrijpen.

 

6. UW KEUZES EN RECHTEN

We willen zo transparant mogelijk naar u toe, zodat u verstandige keuzes kunt maken over hoe u wilt dat wij uw persoonlijke gegevens gebruiken.

Uw persoonlijke gegevens

U kunt altijd contact met ons opnemen op het adres dat aan het begin van dit document wordt vermeld om te achterhalen welke persoonlijke gegevens wij over u hebben en waar deze vandaan komen. Onder bepaalde voorwaarden heeft u het recht om uw persoonlijke gegevens, die u aan ons heeft verstrekt, te ontvangen in een veelgebruikt machineleesbaar formaat en om uw persoonlijke gegevens door te geven aan een derde partij naar uw keuze.

Recht op correctie

Als u een fout in uw persoonlijke gegevens vindt of als u merkt dat deze onvolledig of onjuist is, kunt u ons ook vragen deze te corrigeren of aan te vullen.

 Recht op beperking van verwerking

U heeft het recht om een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens aan te vragen (bijvoorbeeld terwijl de juistheid van uw persoonsgegevens wordt geverifieerd).

 Recht op bezwaar/wissen/intrekking van toestemming

U kunt bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens in de volgende gevallen:

·       Direct marketing: U kunt op elk moment bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens voor direct marketingdoeleinden, inclusief profilering gerelateerd aan direct marketing.

·       Verwerking op grond van een geitelijk belang: U heeft het recht bezwaar te maken tegen elke verwerking op basis van ons rechtsgeldig belang, op gronden die betrekking hebben op uw specifieke situatie. We zullen dan de verwerking stoppen, tenzij we dwingende legitieme gronden aantonen die uw belangen, rechten en vrijheden overschrijden, of voor het oprichten, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.

U kunt de toestemming die u ons heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens op elk moment intrekken, zonder dat dit de wettigheid van de verwerking op basis van toestemming vóór het intrekken beïnvloedt.

Daarnaast kunt u ons vragen om gegevens over u te verwijderen (behalve in bepaalde gevallen, bijvoorbeeld om bewijs van een transactie te leveren of in het geval van een wettelijke verplichting).

U heeft ook altijd een klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, op de Rue de la Presse 35, 1000 Brussel, of per e-mail naar 'contact@apd-gba.be'.

We kunnen dit gegevensbeschermingsbeleid wijzigen, bijvoorbeeld in verband met wijzigingen in onze producten of diensten of in toepasselijke wetgeving. Daarom is het raadzaam om deze privacyverklaring regelmatig te lezen.